Інформація для учасників

Шановний Учасник! Просимо Вас обов’язково ознайомитись з даним листом та довести цю інформацію до ваших співробітників, які задіяні для роботи на стенді вашої компанії.

Місце проведення та термін роботи Виставки, монтаж виставкових стендів, заїзд Учасників, оформлення, вантажні роботи

Виставка відбудеться в павільйоні №3 Виставкового центру «КиївЕкспоПлаза»

Монтаж виставкових стендів – 23 та 24 травня

Заїзд учасників – 24 травня (з 11:00)

Робота виставки – 25 травня (з 10:00 до 18:00)

Виїзд учасників та демонтаж експозиції – 25 травня (з 18:00 до 22:00)

Для великогабаритних вантажів та в разі необхідності  виїзд учасників може здійснюватись 26 травня (з 10:00 до 15:00).

Монтаж виставкових стендів здійснюється 23 та 24 травня. Для забудови експозиції використовується стандартне виставкове обладнання Oktanorm (Німеччина). Учасник заїжджає на свій стенд 24 травня, починаючи з 11:00. 24 травня – день монтажних робіт, заїзду експонентів та усунення недоліків, що були виявлені на стенді учасника. При заїзді в павільйон учасник має зареєструватися на стенді  оргкомітету, отримати беджі (згідно замовленню)та інформаційний пакет учасника, після чого вже облаштовувати свій стенд.

Організатори не мають в наявності вантажників та не мають можливості надавати розвантажувальну техніку. Учасник може отримати на стенді оргкомітету вантажний візок («рокла») безкоштовно, в порядку живої черги, в день заїзду. Замовлення на резервування «рокли» заздалегідь не приймаються. В разі відсутності в учасника можливості самостійно розвантажити експонати, оргкомітет рекомендує звертатись до підрядної організації, яка має необхідну дозвільну документацію та акредитована у ВЦ «КиївЕкспоПлаза». компанія СК-Єкспо (контакти).

Під час заїзду учасників будуть відкриті вантажні ворота. Організатори звертаються до учасників з вимогою не залишати власний вантажний транспорт біля вантажних воріт, а здійснювати під’їзд до них тільки після реєстрації в оргкомітеті. Паркування автотранспорту в біля вантажних воріт категорично заборонено. В день заїзду учасників (24.05.) вантажні ворота працюватимуть до 20:00. Після 20:00 занести експонати та власні речі учасник зможе лише через двері павільйона.

Охорона експозиції, облаштування стендів

В день заїзду учасників облаштування стендів триватиме до 22:00. Після 22:00 будь які роботи у виставковому павільйоні заборонені. Починаючи з 22:00 вводиться режим охорони і кожний стенд учасника береться під охорону. Учасник заздалегідь заповнює форму здачі стенду під охорону (цю форму він отримує під час реєстрації на оргкомітеті), де вказує перелік обладнання, яке він вважає необхідним здати під охорону. Прийняття всіє експозиції під охорону триватиме від 30 хв. до 1 год.

На стенді учасника обов’язково має залишатися представник до моменту взяття стенду під охорону. В іншому випадку охоронна компанія не несе відповідальність за збереження майна учасника.

Після прийняття стендів під охорону в павільйоні залишається лише служба охорони.

На наступний день, 25.05. (день роботи виставки), павільйон знімається з охорони о 8:00. Учасник потрапляє у павільйон на підставі беджа учасника. При відсутності беджа учасник не зможе потрапити в павільйон раніше 10:00. О 10:00 павільйон відкривається для загального відвідування. Період з 8:00 до 10:00 надається учаснику для остаточної підготовки свого стенду до роботи, усунення можливих недоліків, тощо.

Охорона стендів здійснюється лише у нічний час та на підставі відповідно заповненого бланку здачі стенду під охорону. У денний час, після 8:00, охорона стендів не здійснюється і учасник самостійно здійснює нагляд за свої майном та виставковим стендом. Організатори закликають учасників бути уважними під час роботи виставки і не залишати без нагляду свої експонати та майно.

Учасник облаштовує свій виставковий стенд в межах, що були визначені в отриманих організатором формах на участь. Розміщувати експонати, меблі, виставкове обладнання та інше майно поза меж виставкового стенду категорично заборонено. Також не припустимо розміщувати в між стендових проходах банери, pop-up конструкції та інші рекламно – інформаційні носії.

Для облаштування власного стенду учасник може використовувати замовлене в організатора виставкове обладнання та меблі. Також учасник може використовувати власні меблі, рекламно – інформаційні носії та конструкції, експонати.

Стандартний виставковий стенд об лаштований килимовим покриттям, огороджувальними конструкціями, «фризом» з назвою учасника, електророзеткою, спот-освітлювачем, стільцями та столом. Також стенд може бути забезпечено додатковим виставковим обладнанням, при умові його своєчасного замовлення.  Учасник, в якого виставковий стенд має «лінійну» конфігурацію (відкритий з однієї сторони) забезпечується «фризом», на якому розміщено назву учасника,  з однієї сторони. Якщо у учасника стенд має конфігурацію «кутовий» (відкритий з 2х сторін) то учасник забезпечується «фризом» з 2х сторін. При умові стенду «півострів» (відкритий з 3х сторін) учасник забезпечується «фризом» з 3х сторін. Напис на «фриз» учасник вказує в формі 1 (додаток до листа від департаменту промисловості та розвитку підприємництва).

Крім надпису найменування учасника на «фризі» також вказується номер стенду, що відповідатиме номеру стенда згідно путівнику виставки.

Габарити огороджувальних конструкцій виставкового стенду додаються (додаток).

Для розміщення на огороджувальних панелях легких інформаційних друкованих носіїв (паперових плакатів, легких банерів) можна використовувати клейку стрічку (скоч). Після зняття свої плакатів та банерів клейку стрічку учасник також повинен самостійно зняти.

Для розміщення більш важких інформаційних друкованих носіїв (вінілові та акрилові банери, розтяжки тощо) при наявності на цих носіях отворів для кріплення (люверсів) рекомендуємо використовувати S-образні гачки, які навішуються поверх стендової конструкції. Такі гачки є у наявності в більшості господарських та будівельних магазинів («Епіцентр», «Леруа мерлен» та ін.). Учасник має самостійно заздалегідь забезпечити себе необхідною кількістю таких гачків (в разі необхідності). Організатори подібних послуг не надають.

Робота на стенді, правила поведінки у виставковому центрі

Під час роботи на своєму стенді учасник забезпечується замовленою кількістю електричних розеток (220 V, до 2,5 кВт.) Учаснику забороняється самовільно підключати своє електричне обладнання до ел.розеток на інших стендах. Також забороняється підключати електрообладнання, потужність якого складає більш ніж 2,5 кВт. Також не допускається самостійне вмикання\вимикання електричних автоматів, які будуть розташовані на деяких стендах.

Учасник не має права, без погодження з організатором, самостійно переносити виставкове обладнання та меблі з одного стенду на інший або виносити таке обладнання за межі павільйону.

Палити в павільйонах на території виставкового центру категорично заборонено.

Якщо під час заїзду на свій стенд учасник помічає відсутність замовленого комплекту виставкового обладнання або меблів, то він повинен заповнити на стенді оргкомітету відповідну форму на усунення недоліків. Усі наявні недоліки усуваються в продовж дня заїзду учасників.

При заповненні кошика для сміття, учасник виставляє цей кошик в прохід, після чого прибиральники прибирають це сміття. Якщо кошик не був виставлений в між стендовий прохід а знаходився в глибині стенду, то сміття прибране не буде (прибиральникам заборонено заходити на стенд в разі відсутності на ньому учасника).  Прибиральники також прибирають між стендові проходи та допоміжні зони. Індивідуальне прибирання стендів не входить до стандартного обслуговування учасників та, в разі необхідності, відбувається за додаткову оплату.

При порушеннях роботи електромережі на стенді учасник повідомляє про це представнику оргкомітету, після чого на його стенд викликається черговий електрик.

В разі пошкодження учасником виставкового обладнання, меблів та іншого майна  що належить компанії – забудовнику або виставковому центру, складається відповідний акт. Після чого учасник зобов’язується відшкодувати власнику пошкодженого майна його вартість.

Під час роботи виставки відбуватимуться урочисті події (відкриття виставки, урочисте підписання угод тощо), про які буде оголошено заздалегідь за допомогою системи оповіщення. Під час урочистих подій організатори запрошують учасників бути присутніми в якості глядачів, при цьому не забуваючи обов’язково залишати на своєму стенді представника для нагляду за експонатами та іншим майном.

Під час роботи виставки в павільйоні буде функціонувати зона громадського харчування.

Вхід на виставку та в конференц-зали безкоштовний. Реєстрації відвідувачів не передбачено.

Паркування учасників та гостей. Виїзд учасників та демонтаж експозиції

Під час роботи виставки функціонуватиме VIP- паркування для поважних гостей в межах вхідної групи G та H. Перелік VIP запрошених формує Оргкомітет виставки. Зона загального паркування розміщатиметься перед павільйоном №3 та за ним.

Робота виставки триває до 18:00 25 травня. З 18:00 відкриваються вантажні ворота та розпочинається виїзд учасників та демонтаж виставкових конструкції. Виїзд учасників триватиме до 22:00. Якщо учасник не встигає виїхати, то він може продовжити розпочаті роботи з виїзду та демонтажу своїх експонатів 26 травня з 10:00 до 15:00.

З повагою

Співорганізатор виставки-презентації «ЗРОБЛЕНО В КИЄВІ»

Компанія LMT